Samenwerking
Als partijen willen starten met een KVO is samenwerking vereist. Er dient een uitdrukkelijk document aan deze samenwerking ten grondslag te liggen. De intentie van alle partijen is vrijwillig, maar niet vrijblijvend.
Partijen spreken zich uitdrukkelijk uit om een certificatiestructuur aan te gaan. Hiermee leggen zij zichzelf en de andere samenwerkende partijen bepaalde verplichtingen op. Het is daarom goed om in de opstartfase alle wensen en verwachtingen nadrukkelijk uit te spreken.
Publiek-private samenwerking
Het KVO is een uitwerking van publiek-private samenwerking (PPS). PPS is in een KVO-verband het beste te bevestigen door het inrichten van een stichtingsvorm. Dit is tegelijkertijd de meest verregaande stap. Het is ook mogelijk om een convenant af te sluiten tussen de partijen waarin de intenties tot samenwerken worden benoemd.
Projectleider
Vanaf deze eerste stap is het belangrijk om een projectleider te benoemen die zorg draagt voor structurele bijeenkomsten en voortgangscontrole. Deze projectleider is bij voorkeur een van de deelnemende ondernemers. Een nadeel hiervan is wel dat ondernemers het merendeel van hun tijd steken in het bedrijf, waardoor het risico ontstaat dat de projectleiding minder effectief kan worden vormgegeven. Daarom kan ook een vertegenwoordiger van de gemeente als projectleider optreden. Voorop staat dat de samenwerkende partijen zelf kiezen vanuit welke organisatie de projectleider wordt gekozen.
KVO-proces
Het meest belangrijk bij de start van een KVO-samenwerkingsverband is dat iedereen beseft dat het KVO een proces is. Het is een voortdurende cyclus van “plan-do-check-act”: de PDCA-cirkel. Hieronder staat in het kort beschreven wat dit precies betekent:
- Plan: het vaststellen van doelstellingen en processen die nodig zijn om de veiligheid te verbeteren voor deelnemers in de publieke ruimte;
- Do: het uitvoeren van de processen die leiden tot verhoging van de veiligheid in de publieke ruimte;
- Check: het bewaken en meten van processen en maatregelen ten opzichte van geformuleerde doelstellingen, alsmede het registeren van deze resultaten;
- Act: het constateren van de verschillen tussen de beoogde doelstellingen en de gerealiseerde maatregelen, en het hieruit formuleren van aangepast doelstellingen.
De PDCA-cirkel is niet alleen van toepassing op de uitvoering van verbetermaatregelen zelf, maar met name ook op het managen van het samenwerkingsverband.
Veiligheidsdoelstellingen
Het formuleren van veiligheidsdoelstellingen en programma’s voor de realisatie hiervan, leveren - in combinatie met periodieke evaluaties van de realisatie van de doelstellingen en de effectiviteit van het samenwerkingsverband - een krachtige bijdrage aan verbeteringen in de publieke ruimte. Tevens schept het mogelijkheden voor continue verbetering.